Nếu bạn đã từng chơi với các cài đặt in trên máy tính của mình, thì có thể bạn đã thấy tùy chọn khổ giấy A4. Có lẽ bạn cũng đã từng bối rối bởi thực tế là giấy A4 dường như có cùng kích thước với giấy máy in tiêu chuẩn.
Vậy giấy A4 là gì? Tại sao khổ giấy “tiêu chuẩn” lại có tên khác? Quan trọng hơn, in A4 có phù hợp với dự án của bạn không?
Khổ giấy a4
Điều đầu tiên cần lưu ý là khổ giấy mặc định của máy in không đồng nhất với khổ giấy a4, tuy nhiên chúng rất giống nhau.
Các lệnh in mặc định được định dạng để phù hợp với một mảnh giấy 8,5 x 11 inch. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà bạn đang in và chương trình mà bạn đang sử dụng để in, nó có thể được gắn nhãn “letter”. Mặt khác, khổ giấy A4 gần như bằng 8,25 x 11,75 inch.
Sự khác biệt nhỏ này bắt nguồn từ sự khác biệt về văn hóa. Cụ thể, nó phản ánh sự khác biệt giữa các quốc gia sử dụng hệ mét và các quốc gia sử dụng hệ inch. Tại Hoa Kỳ và các quốc gia sử dụng hệ thống đo lường của Anh, máy của họ được thiết kế để đo các lệnh in tính bằng inch.
Tuy nhiên, ở hầu hết Châu Âu, Châu Á và Úc, con người và máy móc đều có xu hướng đo công việc bằng cm. Sử dụng phép đo hệ mét, khổ giấy A4 chính xác hơn là 21 cm x 29 cm.
Ngành công nghiệp in ấn sử dụng hệ thống số liệu về kích thước giấy vì một vài lý do.
Một, nó dễ tiếp cận hơn trên phạm vị quốc tế. Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) đã thiết kế hệ thống đo lường giấy A với mục tiêu này. Ngay cả ở Hoa Kỳ, giấy Letter có kích thước tương đương với giấy A4.
Hai, kích thước giấy theo hệ mét là trực quan và cân đối. Khi bạn tăng từ A4 lên đến A1 trên thang đo, kích thước của giấy sẽ tăng gấp đôi.
Ví dụ, khổ giấy A3 là 29cm x 42 cm. Cạnh dài nhất của tờ giấy A4 cũng là 29 cm, trở thành cạnh ngắn nhất của tờ giấy A3. Tương tự, khổ giấy A2 là 42cm x 59,5 cm.
Di chuyển xuống bảng kích thước từ A4 đến A7, tờ giấy tự cắt làm đôi. Ví dụ, cạnh ngắn của tờ giấy A4 (21 cm) trở thành cạnh dài của tờ giấy A5.
In A3 so với In A4
A4 không chỉ cho biết một khổ giấy cụ thể. Nó cũng có thể đề cập đến một loại máy in.
Giống như A4 được coi là khổ giấy tiêu chuẩn, máy in A4 là máy in tiêu chuẩn. Điều đó không có nghĩa là máy in A4 không thể có các tính năng bổ sung như máy quét và kết nối email. Điều đó chỉ có nghĩa là chúng chỉ được trang bị để xử lý các lệnh in theo yêu cầu giấy cỡ A4/Letter trở xuống.
Nếu bạn cần in bất cứ thứ gì lớn hơn thế bạn sẽ cần một loại máy in khác. Tùy chọn tiêu chuẩn khác cho hầu hết các công ty, tổ chức và văn phòng tại nhà là máy in A3. Như tên cho thấy, máy in A3 có thể in bất kỳ thứ gì có kích thước trang A3 (hoặc 29cm x 42cm như đã lưu ý trong phần trước).
Khi nào dùng khổ giấy A4?
A4 là kích thước giấy mặc định vì một lý do. Đây là khổ giấy phổ biến nhất cho các tài liệu kinh doanh, báo cáo của trường, tờ rơi, thực đơn, tiêu đề thư và bảng hiệu cửa. Như tên gọi tương đương ở Bắc Mỹ của nó gợi ý (letter), đây cũng là kích thước phổ biến nhất cho các tài liệu với nhiều chữ cái.
Nếu bạn định scan tài liệu của mình cho người hoặc máy khác, thì kích thước A4 là lựa chọn tốt nhất. Vì đây là tùy chọn được sử dụng rộng rãi nhất nên bạn phải đảm bảo rằng người nhận sẽ có khả năng xử lý khổ giấy đó.
Điều này cũng đúng với việc gửi thư vật lý. Phong bì khổ lớn được thiết kế để đựng vừa khổ giấy A4 mà không bị gấp, nhàu. Tương tự như vậy, các phông bì thông thường được thiết kế để phù hợp với một trang giấy A4 được gấp làm ba.
Các khổ giấy và máy in khác
Chỉ vì giấy A4 là khổ giấy phổ biến nhất không có nghĩa là nó phù hợp với mọi tình huống.
Tiêu chuẩn máy in quốc tế xử lý hầu hết các khổ giấy bạn cần cho các mục đích kinh doanh hàng ngày. A7, có kích thước khoảng 3 inch x 4 inch, hoàn hảo cho danh thiếp. A6 có kích thước khoảng 4,1 inch x 5,8 inch, lý tưởng cho bưu thiếp và ghi chú. Nếu bạn cần thứ gì đó lớn hơn một chút, chẳng hạn như thực đơn và tập sách nhỏ, hãy chuyển sang khổ A5 (khoảng 5,8 inch x 8,3 inch).
Mặt khác, có thể bạn sẽ cần in thứ gì đó trên giấy Legal paper, kích thước 8,5 inch x 14 inch. Chiều rộng của cạnh ngắn của giấy Legal giống như chiều rộng của giấy Letter, nhưng nó dài hơn một chút. Điều này làm cho nó không thể in trên máy in A4 tiêu chuẩn.
Nếu bạn đang làm việc với bản đồ, lưu đồ lớn hoặc các sơ đồ khác, bạn có thể cần thứ gì đó thậm chí còn lớn hơn. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết mà bạn muốn công việc in của mình xuất hiện, bạn có thể chuyển đến A1.
Đối với các lệnh in nhỏ hơn, chỉ cần in trên khổ giấy nhỏ hơn. Điều này không nhất thiết có nghĩa là bạn phải mua giấy nhỏ hơn, chỉ cần bạn cần cấu hình lại cài đặt máy in của mình.
Để in khổ Legal, bạn nên đầu tư một máy in A3. Đối với bất kỳ thứ gì lớn hơn thế, bạn có thể cần phải thuê bên thứ ba. Các công ty in được trang bị để xử lý các công việc in lớn hơn và bạn có thể tùy chỉnh đơn đặt hàng của mình để đáp ứng các giới hạn về kích thước của bạn.
Bài viết liên quan: